Case: Toimintatapojen yhtenäistäminen

Tausta / tarve
Yrityksessä luovuttiin verkkolevyistä ja siirryttiin Office 365 -ympäristöön. Muutos koski erityisesti alueyksiköiden laskentatiimejä, joilla oli erilaisia käytäntöjä tiedon tallennukseen ja jakamiseen. Tarvittiin yhteinen malli Teamsin ja SharePointin käyttöön, jotta arjen työ ei sirpaloidu ja tieto löytyy myös muutoksen jälkeen. Samalla käyttöoikeuksien hallinta piti saada selkeäksi ja hallittavaksi.

Tavoite

• yhtenäiset toimintatavat laskentatiimeille yli alueyksikkörajojen

• Teamsiin selkeä tiimin “etusivu”: tärkeät linkit, ohjeet ja arjen työkalut yhdessä paikassa

• SharePointiin rakenteet ja metatiedot, jotka parantavat löydettävyyttä (näkymät + haku)

• Sisältö, joka tukee myös uusien resurssien perehdytystä

• Hallittu käyttöoikeusmalli: oikeat ihmiset oikeaan tietoon, mahdollisimman vähän manuaalista säätöä

Toteutus

• nykytilan kartoitus: mitä verkkolevyiltä käytettiin, miten tieto haettiin ja mitkä olivat toistuvat ongelmat

• yhteiset pelisäännöt: missä tieto sijaitsee (Teams/SharePoint), miten dokumentteja nimetetään ja miten sisältöä ylläpidetään

• teams-tiimipohjat ja etusivut: tiimikohtaiset sivustot koottiin “työpöydäksi”, jossa tiimille tärkeät linkit ja avaintiedot ovat nopeasti saatavilla

SharePoint-tiedonhallinta:

• tiedostorakenteiden suunnittelu prosessien mukaan

• metatietojen määrittely ja niiden pohjalta näkymät, jotta dokumentit löytyvät ilman kansioiden penkomista
  
  

Käyttöoikeudet ja hallinta:

• käyttäjäoikeusryhmien hallinnointi ja roolipohjaisen käyttöoikeusmallin toteutus (kuka näkee mitä ja missä)

• oikeuksien ylläpitokäytäntö: muutokset hallitusti, selkeä omistajuus

• Jalkautus ja tuki: pilotointi, koulutus/klinikat ja jatkuva tuki tiimeille

Tulokset / vaikutus

• Verkkolevyistä siirtyminen sujui hallitusti: tieto ja työskentely siirtyivät Office 365:een ilman, että arki meni solmuun

• Dokumenttien löydettävyys parani (metatiedot + näkymät + selkeä Teams-etuovi)

• Uusien resurssien perehdytys helpottui, kun “mistä aloitan” ja “mistä löydän” oli rakennettu valmiiksi

• Käyttöoikeudet pysyivät hallinnassa: oikeudet perustuivat ryhmiin, eivät yksittäisiin säätöihin
  
  

Oma roolini
Vedin käytännön kehitystyön ja toteutuksen: rakensin Teams- ja SharePoint-rakenteet, määritin metatiedot ja näkymät, kokosin tiimikohtaiset Teams-sivustot, tuki- ja jalkautusmallin sekä hallinnoin käyttäjäoikeusryhmiä ja käyttöoikeusmallia.

Hyödynnän tätä kokemusta auttaessani asiakkaita.